EDV Mietlösungen für Ihr Unternehmen

Informationen für Unternehmer, Controller und IT-Leiter

EDV-Investitionen nehmen zunehmend Raum in der Gesamtbudgetierung von Unternehmen ein. Finanzierungsrestriktionen wie Basel II und bankeninterne Ratings zwingen die Unternehmensleitung, Finanzierungsalternativen zum klassischen Erwerb zu suchen, um beispielsweise die Eigenkapitalrendite zu verbessern. Finanzierungsformen wie Leasing oder Miete erfreuen sich dabei zunehmender Beliebtheit.

Die vergleichende Darstellung der Finanzierungsformen Kauf, Leasing und Miete ist Gegenstand des folgenden Beitrages.

Unterschiede der verschiedenen Anschaffungsformen aus rechtlicher Sicht

Bei der Nutzungsüberlassung von EDV-Geräten ist rechtlich insbesondere zwischen Miete und Leasing zu differenzieren.

Wirtschaftlich betrachtet, wird dem Kunden sowohl bei der Miete als auch beim Leasing die EDV gegen ein in Raten gezahltes Entgelt zum Gebrauch überlassen. Allerdings bestehen in rechtlicher Sicht wesentliche Unterschiede zwischen diesen beiden Anschaffungsformen.

Der Kauf

Der Käufer einer EDV-Lösung hat eingeschränkte Rechte und Ansprüche gegen den Verkäufer. Ihm stehen allein die gesetzlichen Gewährleistungsansprüche gegen seinen Verkäufer zu.

Nach Ablauf der Gewährleistungsfrist kann der Käufer keine Ansprüche mehr gegen den Verkäufer geltend machen, so daß der Käufer eventuell auftretende Mängel an der EDV dann ggf. auf eigene Kosten beseitigen lassen muß.

Das Leasing

Charakteristisch für den Leasingvertrag ist, daß der Leasinggeber alle Rechte und Pflichten aus dem Leasingvertrag, also auch die Gewährleistungsansprüche, an den Leasingnehmer abtritt, so daß der Leasingnehmer etwaige Garantie- und Gewährleistungsansprüche gegenüber dem Hersteller oder Lieferanten geltend machen muß.

Bei Beendigung des Leasingvertrages erfolgt eine Rückübertragung der Rechte und Pflichten an den Leasinggeber. Beim Leasing trifft die Gefahr bzw. Haftung für Instandhaltung, Sachmängel, Zerstörung und Beschädigung der Sache allein den Leasingnehmer.

Wird ein geleastes EDV-System etwa zerstört, muß der Leasingnehmer die Leasingraten vollständig bis zur Beendigung des Leasingvertrages weiterzahlen.

Die EDV-Miete

Bei der Miete sieht es grundlegend anders aus: hier trifft den Vermieter des EDV-Systems die Pflicht, die überlassene EDV während der gesamten Mietzeit im vertragsgemäßen Zustand zu erhalten.

Der Mieter kann also während der gesamten Mietdauer Instandhaltung und Durchführung der notwendigen Reparaturen an der EDV vom Vermieter verlangen, der abgenutzte oder beschädigte Teile auszutauschen hat.

Selbst dann, wenn die EDV zerstört wird, hat der Vermieter diese auf seine Kosten wiederherzustellen; etwas anderes gilt nur dann, wenn der Mieter die aufgetretenen Mängel oder die Zerstörung etwa durch Bedienungsfehler nachweislich selbst verursacht hat.

Unterschiede hinsichtlich Vertragslaufzeit, Kostenbelastung etc.

Die Anmietung von EDV-Lösungen bietet dem Kunden im Vergleich zum Leasing und zum Kauf aber auch aus weiteren Gesichtspunkten Vorteile:

Die Laufzeit

Ein Mietvertrag ist im Gegensatz zu einem Leasingvertrag hinsichtlich der Laufzeit sehr flexibel gestaltbar. Beim Leasingvertrag wird der Leasinggeber aus steuerlichen Gründen in der Regel eine unkündbare Grundvertragslaufzeit mit dem Leasingnehmer vereinbaren müssen, was zu einer festen Bindung des Mieters führt. Einer solchen festen Bindung unterliegt der Mieter grundsätzlich nicht.

Kostenbelastung

Leasing verursacht für den Leasingnehmer regelmäßig höhere Kosten, da vom Leasinggeber üblicherweise neben Zinsen auch Verwaltungskosten in die Leasingrate eingerechnet werden. Zudem wird der Leasingnehmer im Leasingvertrag zumeist verpflichtet, einen Wartungs- und Versicherungsvertrag abzuschließen; auch der Käufer von EDV-Systemen muß sich selbst um Wartung und Versicherung der EDV kümmern, was zu zusätzlichen Kosten führt.

Entscheidet sich der Kunde dagegen für eine EDV-Miete, so muß er sich weder um die Systemwartung noch um die Versicherung kümmern, da diese allein in den Verantwortungsbereich des Vermieters fällt.

Die Kostenbelastung beschränkt sich für den Mieter damit auf die reine Miete. EDV-Miete ist damit preislich regelmäßig günstiger als Leasing oder Kauf und umfaßt wegen des "Full-Service" auch erheblich mehr Leistungen als die Anschaffungsform des Leasings oder der Kauf von EDV-Systemen.

Software-Lizenzen und Standard-Ersatzgeräte

Seriöse und fachmännische EDV-Vermieter werden dem Mieter vor Zustandekommen des Mietvertrages nachweisen, daß sie als Vermieter über entsprechende Software-Rahmenlizenzverträge („Rental-Agreements“) verfügen. Auf diese Weise erlangt der Mieter die für ihn wesentliche rechtliche Absicherung.

Üblicherweise kann der Mieter beim Vermieter innerhalb eines Arbeitstages Standard-Ersatzgeräte abrufen, falls es zu Ausfällen kommen sollte. Diese Ersatzgeräte sollten ebenfalls dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. In den meisten Fällen kann der Mieter auch über das Internet auf eine vom Vermieter eingerichtete Support-Hotline zugreifen.

Buchhalterische und bilanzielle Behandlung der Anschaffungsformen

Als weiterer wichtiger Aspekt sollte die unterschiedliche buchhalterische und auch bilanzielle Behandlung der dargestellten Formen der Nutzungsüberlassung als auch des Kaufs in der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden.

Der Kauf

Der Käufer eines Computers wird, wie oben dargestellt, zivilrechtlicher Eigentümer des Wirtschaftsgutes. Somit muß er diesen Gegenstand in seiner Bilanz aufnehmen und auf der Aktivseite ausweisen. Da es sich nicht um ein Bilanzierungswahlrecht handelt, bleibt für Gestaltungsalternativen wenig Spielraum.

Bei der Bilanzierung von Computern ist darauf zu achten, daß der ganze PC, einschließlich Systemsoftware und Peripheriegeräte einer einheitlichen Aktivierungspflicht unterliegt. Angesetzt werden die gesamten vom Käufer aufgewendeten Beträge, einschließlich der Kosten der Inbetriebnahme. Der sich ergebende Betrag wird als Grundlage für die Abschreibung herangezogen. Aktuell werden Computer über eine Nutzungsdauer von 3 Jahren abgeschrieben.

In anderen Worten heißt dies, daß die so genannten Anschaffungskosten über 3 Jahre in jährlich gleichen Beträgen gewinnmindernd (als Abschreibung) zu verbuchen sind.

Um einen Nachweis über das Anlagevermögen des Unternehmers führen zu können ist zwingend die Aufnahme in ein so genanntes Anlageverzeichnis erforderlich. Hierbei handelt es sich um eine zweite Buchhaltung, die zusätzlich zur Finanzbuchhaltung zu führen ist. Wird der Kauf durch einen Kredit finanziert, so ist auch dieser zwingend in der Bilanz des Unternehmers auf der Passivseite auszuweisen. Die anfallenden Zinsen sind in der Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand aufzunehmen und mindern den Gewinn.

Da bei einem mit Fremdmitteln finanzierten Kauf die Verbindlichkeiten zunehmen, kann dies auf bestimmte Unternehmenskennzahlen negative Auswirkungen haben.

Die Miete

Im Gegensatz zum Kauf erwirbt der Mieter kein Eigentum an dem überlassenen Gegenstand. Es besteht keine Pflicht, das Wirtschaftsgut in der Bilanz auszuweisen. Jedoch darf dies auch nicht wahlweise erfolgen.

Die Gefahr eines Mietkaufs, also eines versteckten Ratenkaufs, und seiner negativen Konsequenzen wird dadurch vermieden, daß ein Verkauf des Mietgegenstandes an den Mieter vertraglich ausgeschlossen werden soll. Die vom Mieter monatlich zu tragenden Mietaufwendungen stellen Betriebsausgaben und somit laufenden Aufwand dar. In Erscheinung nach außen tritt dies nur in der Gewinn- und Verlustrechnung.

Das Leasing

Die Behandlung der gängigen Leasingverträge ist der eines Mietvertrages ähnlich. Allerdings muß bei Leasingverträgen immer darauf geachtet werden, daß die strengen steuerlichen Vorschriften eingehalten werden. Diese sind in einem ausführlichen Erlaß des Bundesfinanzministeriums dargestellt.

Aufgrund der Kürze dieses Beitrags soll auf eine detaillierte Ausführung hierzu verzichtet werden. Es wird dargelegt, ob der Leasingnehmer oder der Leasinggeber den Gegenstand zu bilanzieren hat. Kommt man zum Ergebnis, daß den Nutzenden (Leasingnehmer) die Bilanzierung trifft, so erfolgt die Behandlung wie beim Kauf, d. h. die Aufnahme des genutzten Wirtschaftsgut und einer eventuellen Verbindlichkeit für die Finanzierung in der Bilanz des „Leasingnehmers“.

Konsequenzen bei Beendigung der Nutzung

Unterschiedlich ist auch die Behandlung nach Ablauf des Miet- oder Leasingvertrages, bzw. der Ersatzbeschaffung bei gekauften Wirtschaftsgütern. Bei beiden Formen der Nutzungsüberlassung wird der Miet-, bzw. Leasing-gegenstand einfach an den Vermieter, bzw. den Leasinggeber zurückgegeben. Ein zusätzlicher Aufwand in finanzieller, buchhalterischer oder gar bilanzieller Form ist nicht erforderlich.

Bei gekauften Gegenständen wird der Unternehmer versuchen, den nicht mehr benötigten Gegenstand zu verkaufen. Gerade im EDV-Bereich gestaltet sich die Suche nach einem potentiellen Erwerber, der bereit ist für den Gegenstand noch etwas zu bezahlen, als schwierig. Ist der Gegenstand zum Zeitpunkt der Ersatzbeschaffung technisch bereits so veraltet oder abgenutzt, daß sich kein Interessent finden läßt, bleibt nur die Verschrottung.

Beide Alternativen sind mit zeitlichen, aber in der Regel auch finanziellen Belastungen verbunden. Als weiterer Aufwand kommt die Ausbuchung des Wirtschaftsguts aus der zusätzlich zu führenden Anlagebuchhaltung dazu. Wird der Gegenstand erfolgreich verkauft, muß der erzielte Veräußerungsgewinn als sog. „sonstiger betrieblicher Ertrag“ erfaßt und versteuert werden, sofern er den Restbuchwert übersteigt.

Finanzierung und Controlling

Als weiterer Aspekt für die Entscheidungsfindung sollte die Liquiditätsbelastung eine Rolle spielen. Auch hierbei unterscheidet sich der Kauf deutlich von den beiden Alternativen zur Nutzungsüberlassung.

Wird der Gegenstand gekauft, so ist normalerweise bei Abholung, bzw. bei Lieferung der Kaufpreis sofort zur Zahlung fällig. Dies bedeutet, daß der Unternehmer sich über die Finanzierung der zu tätigenden Investition im Klaren sein muß, um eine eventuelle Deckungslücke zu vermeiden. Der Liquiditätsabfluß kann entweder durch eigene oder durch fremde Mittel, zum Beispiel mit Hilfe von Banken oder anderen Geldgebern, finanziert werden.

Anders gestaltet sich die Finanzierung der Anmietung von EDV-Geräten. Hierbei verpflichtet sich der Mieter im Rahmen des Mietvertrags über die gesamte Laufzeit einen festgelegten Betrag an den Vermieter zu bezahlen. Diese Beträge sind deutlich geringer als der Einmalbetrag beim Kauf und somit auch hinsichtlich der Finanzierung überschaubarer. Da die monatlich zu leistenden Beträge bereits im Voraus feststehen, kann der Mieter die Vorhersage seiner finanziellen Belastung mit einer hohen Planungssicherheit bestreiten.

Neben der finanziellen Planung hat für jeden Unternehmer auch die Planung der betriebswirtschaftlichen Kosten eine erhebliche Bedeutung. Relevant sind für das inner-betriebliche Controlling die Kosten, die in den einzelnen Betriebsabteilungen oder Kostenstellen verursacht werden.

Hierfür ist eine möglichst exakte Zuordnung der angefallenen Aufwendungen erforderlich. Bei gekauften Wirtschaftsgütern geschieht dies durch Zuordnung der Abschreibungen zu den kostenverursachenden Stellen. Dies macht eine erneute Erfassung und Zuordnung der Abschreibungen in der Kostenrechnung notwenig.

Wird ein Gegenstand dagegen gemietet, so können die monatlich anfallenden Mietaufwendungen bereits bei der Erfassung in der Finanzbuchhaltung für Zwecke der Kostenrechnung den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet werden. Eine einmalige Erfassung reicht aus, um sowohl in der Finanzbuchhaltung als auch in der Kostenrechnung die Aufwendungen verarbeiten zu können.

Aufgrund der Möglichkeit dieser direkten Kostenzuordnung wird ein hohes Maß an Kostentransparenz erreicht und die Aussagekraft des innerbetrieblichen Rechnungswesens erhöht.

Wartung, Anwendersupport und Systempflege

Aufgrund der rechtlichen Verpflichtung des Vermieters, die überlassenen Gegenstände in technisch einwandfreiem, funktionsfähigem Zustand (zum Beispiel durch laufende Wartungen und Updates) zu halten, sind vor dem Hintergrund eines reibungslosen Ablauf des Mietverhältnisses hohe Anforderungen an die technische Kompetenz und die Zuverlässigkeit des Vermieters zu stellen. Vor diesem Hintergrund kommt dem Aspekt bei der Anmietung von EDV-Systemen eine zentrale Bedeutung zu.

Generell sollte ein Vermieter neben einer kostenlosen EDV Support-Hotline auch einen Notfall-Austausch am nächsten Arbeitstag für EDV-Geräte anbieten und über entsprechende Prozesse für regelmäßige Systemupdates verfügen.

Checkliste: wichtige Vertragelemente

Die nachstehende Checkliste soll einen Überblick über die wichtigsten Vertragselemente geben, bevor Sie einen Mietvertrag unterzeichnen:

• Wird der Mietgegenstand genau beschrieben?
• Wie lange ist die Laufzeit des Mietgeräts?
• Fällt eine Kaution an? Falls ja, in welcher Höhe?
• Welcher Mietpreis ist angesetzt?
• In welchen Intervallen wird die Miete fällig?
• Werden zusätzliche Gebühren veranschlagt?
• Kann der Vertrag vorzeitig gekündigt werden?
• Kann der Vertrag nach dem Ende der Laufzeit verlängert werden?
• Entstehen bei der Rückgabe des Mietgeräts Zusatzkosten?

Weitere Informationen

Die Firma Service Kiosk IT Consulting GmbH vermietet seit mehreren Jahren erfolgreich EDV Mietgeräte an namhafte Kunden in ganz Deutschland. Durch eine klare Portfoliofokussierung und Serviceorientierung können Kunden auf modernste EDV-Geräte und die zugehörige Dienstleistungen zugreifen.

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